Protokollsoftware SpeechMind
Das Problem
Die manuelle Protokollierung von Rats- und Ausschusssitzungen stellt Kommunen vor große Herausforderungen. Protokollierende benötigen 4-15 Stunden für die Nachbereitung einer Sitzung, was zu monatelangen Rückständen führt und Verwaltungsprozesse verzögert. Die Transparenz der kommunalen Arbeit leidet darunter.
Die Besetzung von Protokollantenstellen gestaltet sich schwierig, da abendliche Arbeitszeiten und hoher manueller Aufwand potenzielle Bewerber abschrecken.
Bisherige Lösungsversuche wie manuelle Transkription, zeitaufwändiges Nachhören oder der Einsatz nicht-DSGVO-konformer KI-Tools wie ChatGPT brachten keine zufriedenstellende Lösung. Besonders kleine und mittlere Kommunen kämpfen damit, ihre Protokollpflicht aus der Gemeindeordnung effizient und rechtskonform zu erfüllen.
Wie wurde das Problem gelöst?
SpeechMind bietet eine KI-gestützte Protokollierung für kommunale Sitzungen, die Audioaufnahmen automatisch in strukturierte, nach Tagesordnungspunkten gegliederte Protokolle umwandelt. Das System arbeitet bei Präsenz- und Online-Sitzungen und verarbeitet verschiedene Dialekte.
Die Ergebnisse:
Zeitersparnis: 75% weniger Nachbearbeitungszeit (von 8 auf 2 Stunden)
Kostenreduzierung durch Einsatz einer statt zwei Protokollführenden
Schneller Abbau von Protokoll-Rückständen
Keine Nachtsitzungen für Protokollierende
Lückenlose Dokumentation
Die DSGVO-konforme Lösung, mit Datenverarbeitung in Europa und Speicherung in Deutschland, wird bereits von mehreren Kommunen wie Geislingen, Einbeck und Titisee-Neustadt erfolgreich genutzt.
Umsetzungsprozess
Der Umsetzungsprozess erfolgte in mehreren Phasen:
2023:
Entwicklung der KI Protokollsoftware als Exist-gefördertes Startup vom BMWK und der Sächsischen Aufbaubank
Fokus auf deutsche Sprache und Protokolltypen
Erste Gespräche mit der Stadt Wertheim als Interessent
2024:
April: Start der Zusammenarbeit mit Wertheim und weiteren Kommunen
Optimierung der Transparenz über die DSGVO-Konformität und Datensicherheit für Ansprache weiterer Kommunen
Juli: Entwicklung des Verlaufsprotokolls in einem Projekt mit der Staatskanzlei des Saarlandes
August: Start des Konzeptes mit 3-monatigen Pilotphasen mit Kommunen für niedrigschwelliges Kennenlernen
November: Anpassung der Sprechererkennung bei Offline Meetings für großere Stadtratsgespräche
Dezember: Zusammenarbeit mit 25 Kommunen, Erweiterung der Nutzergruppe in Wertheim auf weitere Usecases