Was wäre, wenn neue Formen der Zusammenarbeit in der Verwaltung die digitale Transformation treiben würden?
Hannah Bergmann, Senior Program Manager, und Anne-Marie Pellegrin, Communications Manager, beide Work4Germany, ein Fellowship-Programm der DigitalService GmbH des Bundes
Es gibt einen Ausdruck aus der Systemtheorie, der gut beschreibt, was für Veränderung in einem starren Organisationssystem nötig ist: brauchbare Illegalität. Das klingt harscher, als es gedacht ist. Niklas Luhmann, auf den dieser Begriff zurückgeht, beschreibt damit, wie Organisationen davon profitieren, wenn ihre Mitglieder bewusst anders handeln als üblich. Man könnte diese Herangehensweise auch kreatives Experimentieren nennen oder produktive Provokation. Und das beschreibt wiederum gut, was das Work4Germany-Fellowship tut: Stören, um zu ändern.
Aber wofür der Wandel durch Provokation? Um die Zusammenarbeit in der Bundesverwaltung zu verändern – und die öffentliche Hand als Infrastruktur unserer Gesellschaft zu stärken. Wir sehen einen großen Veränderungsdruck in unserem Land durch die wachsende Komplexität unserer Herausforderungen. In allen Bereichen der Bundesverwaltung gibt es immer begrenztere Ressourcen, um diese Herausforderungen für das Gemeinwohl anzugehen – das betrifft Fachkräfte wie Finanzen.
Es braucht deshalb eine höhere Leistungsfähigkeit in der Verwaltung. Gerade die digitale Transformation würde helfen, Ressourcen zu sparen. Aber neben einer Struktur für die übergreifende Wirkung von Digitalisierung fehlen oft die Wege der Zusammenarbeit, die es braucht, um Digitalisierung für die Bewältigung komplexer Herausforderungen zu fördern und einzusetzen.
Es fehlt eine Digitalkultur als grundlegende Arbeitskultur, die bedürfnisorientierte Digitalisierung in einem sich stetig verändernden Kontext erst möglich macht. Um es an Beispielen konkret zu machen: Referate, die über Ressortgrenzen hinweg zusammenarbeiten, oder Projekt-Teams, die unfertige Lösungen testen können – in einem Raum, der die Fehler erlaubt, die auf diesem Weg gemacht werden müssen.
Diesen Raum schaffen wir. Jedes Jahr vermittelt Work4Germany zwischen 15 und 30 Fellows aus der Wirtschaft und dem Non-Profit-Sektor, die für sechs Monate in der Bundesverwaltung arbeiten. Zu unseren Partner:innen zählen so gut wie alle Ministerien, Behörden und nachgelagerte Behörden. Die Tandems aus Fellows und Ministerialmitarbeitenden widmen sich gemeinsam spezifischen Herausforderungen.
Dabei erleben die Partner:innen die Vorteile neuer Arbeitsmethoden und bauen selbst Veränderungskompetenz auf. Die meisten Fellows haben mehr Erfahrung in diesem Bereich, etwa als Organisationsentwickler:in, was ihnen eine Souveränität im Umgang ermöglicht. Sie müssen mindestens fünf Jahre Berufserfahrung mitbringen und bewerben sich aus eigener Motivation – viele wollen ihren Dienst an der Gesellschaft leisten.
Sowohl auf Seiten der Fellows als auch auf Seiten der Bundesbehörden engagieren sich im Rahmen des Fellowships Menschen, die Dinge anders angehen wollen – und damit Innovation in Projekten und Teams vorantreiben. Im größeren Kontext der Verwaltung treffen trotzdem an vielen Stellen zwei Welten aufeinander. Und manchmal kommt es zum Kultur-Clash: Wenn Personen, die bislang kaum Berührungspunkte mit der Verwaltung hatten, in die Behörden kommen, sind oft beide Parteien irritiert.
Die Rolle der Fellows ist dabei auch, Stichwort brauchbare Illegalität, recht frei gestaltet: Sie sind für begrenzte Zeit in den Häusern und sollen Grenzen austesten, Abläufe und Annahmen hinterfragen. Sie sind nicht im Organigramm verzeichnet und sollten diese Freiheit auch nutzen. Dazu gehört, dass sie in Zusammenarbeit mit den Partner:innen auf banal scheinende Art und Weise Veränderung anzuregen: Wie kann man Termine anders vorbereiten? Was ist die eine Frage, die man zu einem Termin mitbringen will? Wozu sind Meetings da?
Wenn ein:e Fellow gut arbeitet, hat das natürlich eine gewisse Strahlkraft. Erfolg ist es für uns deshalb auch, wenn etwa eine Fellow aus dem Jahr 2021 als Innovations-Managerin in der Bundesverwaltung engagiert wurde oder eine weitere immer noch als Fellow für neues Arbeiten im Bundeskanzleramt tätig ist. Unsere Vision ist, dass es irgendwann nicht mehr nötig ist, Fellows in die Verwaltung zu bringen – sondern dass die Verwaltung von selbst mit den neuesten Methoden arbeitet.
Entscheidend ist, dass die Digitalkultur nicht von technischen Themen überdeckt wird. Wir wollen, dass sichtbarer wird, was gute Arbeit, Strukturen und Prozesse mit guter Digitalisierung zu tun hat. Ein:e Fürsprecher:in für digitale Verwaltung muss deswegen auch immer Ansprechpartner:in für digitale Transformation sein. Das ist wegen der Lobby technologischer Dienstleister:innen nicht immer einfach.
Unsere Motivation bei allen Herausforderungen? Man verfällt hierzulande allzu gern in Zynismus, nach dem Motto: Digitalisierung in Deutschland, da klappt ja eh nicht. Aber es sind die kleinen Schritte, die uns und die Teilnehmenden antreiben: Wenn ein Projekt-Team feststellt, dass es statt einer besseren Dienstleistersteuerung eigentlich erstmal erkennen muss, wo es selbst hin möchte. Wenn zum ersten Mal eine Kudo-Box für Mitarbeitende eines Teams eingerichtet wurde. Wenn ein Workshop zum ersten Mal neu für ein altes Stakeholder-Netzwerk aufgesetzt wurde – und das Feedback fantastisch ist.
Mini-Schritte motivieren und sorgen für Begeisterung. Wenn man sieht: Egal, wie klein es ist, was ich tue – es hat eine Wirkung.
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Dieser Text ist am 13. Februar 2025 in unserem Re:Form-Newsletter versendet worden. Melde Dich jetzt an.
The Bigger Picture
Das Selbstverständnis der Verwaltung ist Teil ihrer Stärke, ihres Selbstvertrauens – und Teil des Problems. Eine wesentliche Herausforderung unserer Zeit ist es, die Handlungsfähigkeit des Staates zu erhalten und sogar zu stärken und dabei die Wirkweise und die Logik des Staates zu verändern. Und das mehr oder weniger gleichzeitig. Es ist eine Operation am offenen Herzen der Demokratie, und sie ist lebensnotwendig.
Das Selbstverständnis der Verwaltung ist dabei eng verknüpft mit der Arbeitsweise – Offenheit ist keine Selbstverständlichkeit, der Austausch mit der Gesellschaft, deren Teil die Verwaltung eigentlich sein sollte, muss gezielt hergestellt werden. Das bedeutet eine Veränderung innerhalb der Verwaltung, die durch Offenheit eigentlich nur gewinnen kann. Das bedeutet letztlich auch eine andere Form von Verwaltung, die ihre Funktion verändert.
Was Work4Germany vormacht, ist damit ein erster Schritt, ein Prototyp für eine Verwaltung, die nicht nur intern schneller, flexibler, experimenteller, wirkungsorientierter arbeitet, sondern grundsätzlich den Austausch mit der Gesellschaft als wesentlichen Teil ihrer Arbeit und Aufgabe sieht. Dieser Austausch beginnt mit Menschen, er vollzieht sich im persönlichen Erleben, er wird sich strukturell durchsetzen, wenn die positiven Erfahrungen überwiegen.
Es geht dabei nicht nur darum, wie sich die Verwaltung selbst und anders sieht – es geht sehr direkt auch darum, wie das Bild der Verwaltung in der Gesellschaft ist. Auch die Gesellschaft muss sich ändern, also die Menschen, die die Gesellschaft ausmachen. Es muss klar werden, dass sie Teil des demokratischen Prozesses sind, der weiter gefasst ist als Wahlen – die Teilhabe an politischen Rechten kann auch die Teilnahme an demokratischen Prozessen erforderlich machen.
In diesem Sinn ist Work4Germany eine demokratiefördernde Maßnahme, weil sie das Verständnis verändert, was diese so reiche, so fragile Regierungsform ausmacht: Es sind nicht die Prozesse selbst, es ist das Engagement, das Vertrauen und auch, um ein altmodisches Wort zu verwenden, der Dienst. Demokratie ist tägliche Arbeit und Aufgabe, für alle. Verwaltung und Gesellschaft verändern sich also gemeinsam. Und letztlich geht es auf allen Seiten um eines: Selbstwirksamkeit.
