Stell Dir vor, Deine Mutter wird pfle­ge­be­dürf­tig und plötzlich stehen neben der Sorge um ihre Gesundheit auch Wochen voller Formulare, Mehrkosten und Un­si­cher­heit vor Dir. Dann liest Du in der Zeitung, dass es aufgrund des Per­so­nal­man­gels fünf bis zehn Monate dauern kann, bis Familien in Berlin Steglitz-Zehlendorf einen Bescheid für die Hilfe zur Pflege bekommen. Das sind Monate, in denen die Pfle­ge­heim­kos­ten laufen und niemand sagen kann, ob und wann Hilfe kommt. So lief es bisher.

Doch dieses Jahr ist in Steglitz-Zehlendorf ein Pilot-Projekt gestartet, um das zu ändern: Ein KI-System unterstützt die Sach­be­ar­bei­tung bei der Prüfung der Unterlagen. So ist die Be­ar­bei­tungs­zeit um 45 % gesunken und Anträge konnten teils in Tagen beschieden werden. Das ist eines von 20 Pilot-Projekten, mit denen Deutschland gerade ausprobiert, wie Künstliche Intelligenz (KI) die Verwaltung spürbar entlasten kann.

Im März ist der Agentic AI Hub gestartet, ein Programm des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Digitales und Staats­mo­der­ni­sie­rung (BMDS), das gemeinsam mit dem Di­gi­tal­Ser­vice KI-Agenten erstmals sys­te­ma­tisch in deutschen Rathäusern testen ließ. KI-Agenten sind Programme, die gegebene Aufgaben in einem fest­ge­leg­ten Rahmen selbst­stän­dig erledigen können. Auf den Aufruf hatten sich zuvor rund 400 Start-ups und knapp 200 Kommunen gemeldet. Eine Resonanz, die zeigt, wie groß der Bedarf ist.

Mitte Juni wurde die Pilotphase mit 20 Pilot-Projekten in 19 Kommunen mit neun Start-ups ab­ge­schlos­sen. Die Bilanz laut Deutschem Städtetag: Ver­wal­tungs­ver­fah­ren wurden spürbar be­schleu­nigt, Rou­ti­ne­auf­ga­ben vereinfacht und die Ge­samt­zu­frie­den­heit der teil­neh­men­den Kommunen lag in der bisherigen Laufzeit bei 95 %.

Die Pra­xis­bei­spie­le zeigen erste Wirkung. Im Bezirksamt Steglitz-Zehlendorf half ein KI-Agent gemeinsam mit dem Start-upMyosotis, die An­trag­stel­lung für „Hilfe zur Pflege“ zu ver­ein­fa­chen. Im Kreis Borken bauten Verwaltung und das Berliner Start-updeepsetan einer in­tel­li­gen­ten Do­ku­men­ten­ana­ly­se. In München ent­wi­ckel­ten IT-Referat, Kreis­ver­wal­tungs­re­fe­rat und das UnternehmenCelonisgemeinsam einen Prototypen für komplexe An­trags­ver­fah­ren.

Im Mittelpunkt stand für die Kommunen vor allem eines: Be­schäf­tig­te von Rou­ti­ne­ar­beit zu befreien und Verfahren zu be­schleu­ni­gen. Genau dort zeigen die Ab­schluss­ergeb­nis­se des BMDS deutliche Effekte. Bei komplexen DSGVO-Aus­kunfts­er­su­chen sank die Be­ar­bei­tungs­zeit um über 90 %, pro Fall konnten bis zu 28 Ar­beits­stun­den eingespart werden. Bei Anträgen auf „Hilfe zur Pflege“ verkürzte sich die gesamte Durch­lauf­zeit um 45 %, der reine Be­ar­bei­tungs­auf­wand der Ämter sank um 31 %.

Diese Pilot-Projekte zeigen, dass KI in der Verwaltung funk­tio­nie­ren kann. Damit daraus echter Struk­tur­wan­del wird, müssen nun drei Vor­aus­set­zun­gen erfüllt werden: klare Leitplanken für den Einsatz von KI definieren, Kompetenzen in Ver­wal­tun­gen aufbauen, und Ge­lin­gens­be­din­gun­gen, die er­folg­rei­che Lösungen schnell in die Fläche bringen, ausweiten.

Bei der Staats­re­form müssen wir KI unbedingt mitdenken. Doch gerade dort, wo der Staat über Rechte, Leistungen und Pflichten entscheidet, braucht ihr Einsatz klare Regeln. Der nie­der­län­di­sche Kindergeld-Skandal hat gezeigt, wohin un­zu­rei­chend kon­trol­lier­te, teil­au­to­ma­ti­sier­te Ent­schei­dun­gen führen können: Zehn­tau­sen­de Eltern wurden fälsch­li­cher­wei­se des So­zi­al­be­trugs beschuldigt.

Laut BMDS bereiten KI-Agenten Ent­schei­dun­gen bisher nur vor, treffen sie aber nicht selbst. Das wird sich aber in absehbarer Zeit ändern, wenn ihr volles Potential in der Verwaltung aus­ge­schöpft werden soll. Dafür haben wir den konkreten Vorschlag: KI-Agenten, die Ent­schei­dun­gen über Menschen vorbereiten oder treffen, brauchen über den bestehenden AI Act der Eu­ro­päi­schen Union hinaus eine gesetzliche Treue­pflicht gegenüber den Betroffenen. Das wäre eine Ver­pflich­tung der anwendenden Behörden gegenüber den Bürger:innen: KI-Systeme dürften nur eingesetzt werden, wenn ihr Einsatz nach­weis­lich im Interesse der Betroffenen liegt.

Eine (teil-)au­to­ma­ti­sier­te Bearbeitung von Pfle­ge­an­trä­gen müsste daher garantieren, dass An­trag­stel­len­de mindestens genauso vor­teil­haf­te Ergebnisse erhalten, wie durch eine menschliche Bearbeitung. Ärzt:innen und Fonds­ver­wal­ter:innen unterliegen längst derartigen Treue­pflich­ten und sie sind kaum mehr aus dem Ge­sund­heits­we­sen oder der Fi­nanz­ver­wal­tung wegzudenken. Sie zeigen einen prak­ti­ka­blen Weg, wie KI im Interesse der Bürger:innen im öf­fent­li­chen Sektor entwickelt werden kann.

Wie bei vielen anderen Di­gi­ta­li­sie­rungs­pro­jek­ten stellt sich auch bei Agentic AI die Frage, wer die zugrunde liegende Kompetenz und In­fra­struk­tur kon­trol­liert. Wie akut die Her­aus­for­de­rung digitaler Sou­ve­rä­ni­tät ist, zeigt ein be­mer­kens­wer­tes Ein­ge­ständ­nis der Bun­des­re­gie­rung. Sie räumte im August 2025 ein, dass Deutschland in zentralen Bereichen wie Cloud-In­fra­struk­tur, Be­triebs­sys­te­men und Netz­werk­tech­nik weiterhin von US-Anbietern abhängig ist.

Selbst si­cher­heits­kri­ti­sche Behörden wie die Bun­des­po­li­zei nutzen Dienste von AWS und Microsoft. Gerade im Kern­ge­schäft des Staates wi­der­spricht eine solche Ab­hän­gig­keit dem Anspruch auf digitale Sou­ve­rä­ni­tät. Dass der Agentic Hub mit dem Di­gi­tal­Ser­vice, einer leis­tungs­star­ken hun­dert­pro­zen­ti­gen Tochter des Bundes, gestaltet wird, zeigt, dass der Staat Kompetenz auch intern aufbauen und stärken kann. Und die öffentliche Beschaffung muss sys­te­ma­tisch genutzt werden, um ein offenes Ökosystem für souveräne KI-Anwendungen zu schaffen.

Die größte Hürde für KI in der Verwaltung ist die Skalierung. Das BMDS plant als nächsten Schritt eine Hand­rei­chung für rechts­si­che­re, nied­rig­schwel­li­ge Be­schaf­fun­gen unterhalb der Ver­ga­be­schwel­len sowie ein dynamisches Be­schaf­fungs­sys­tem, ein sogenanntes „Digitales Kaufhaus”, über das Kommunen stan­dar­di­sier­te KI-Produkte künftig un­kom­pli­ziert und ver­ga­be­rechts­kon­form einkaufen können sollen.  Die Einführung ist für Anfang 2027 geplant.

Wo KI an­schlie­ßend echten Mehrwert schafft, lässt sich nicht im Voraus bestimmen, sondern nur im praktischen Einsatz. Dazu braucht es den Mut zum Experiment und die Be­reit­schaft, auch Fehlschläge offen zu re­flek­tie­ren und für Er­kennt­nis­ge­winn zu nutzen. Umso wichtiger ist eine sys­te­ma­ti­sche Evaluation der Ergebnisse: Welche Anwendungen verbessern Leistungen für Bürger:innen, entlasten Mit­ar­bei­ten­de und be­schleu­ni­gen die Staats­mo­der­ni­sie­rung? Eine solche Ge­samt­aus­wer­tung der bisherigen Pilot-Projekte steht bislang aus.

Der Agentic AI Hub hat in kurzer Zeit gezeigt, dass es in der Verwaltung und Start-up-Szene genug Energie für echte Umsetzung gibt. Rund 600 Bewerbungen sprechen dafür. Die eigentliche Be­wäh­rungs­pro­be kommt jetzt: ob aus 20 Prototypen ein Be­schaf­fungs­weg wird, den auch die kleinste der rund 11.000 Kommunen gehen kann, und ob daraus ein privat-öf­fent­li­ches Ökosystem entsteht, das leis­tungs­fä­hi­ge und digital souveräne Lösungen entwickelt. Erst dann bekommen nicht nur in Steglitz-Zehlendorf Familien ihren Pfle­ge­be­scheid innerhalb von Tagen.

Erfahre mehr

• Agentic AI Hub: Agentische KI für Kommunen
• Abschlussergebnisseder Pilotphase des Agentic AI Hub
• Website des EU Artificial Intelligence Act