Vision Staat 2040
Öffentliche Beschaffung neu denken: Warum bessere Gesetze alleine nicht reichen
Dr. Tassilo Schröck, Rechtsanwalt für öffentliches Recht und Fachanwalt für Vergaberecht
Die öffentliche Beschaffung hat strategische Bedeutung für einen modernen Staat. Sie entscheidet darüber, ob in den Klassenzimmern Smartboards statt Schiefertafeln stehen, sich die Bahn aufgrund eines maroden Stellwerks verspätet oder eine bürgerfreundliche App den Behördengang erspart. Aktuelle Reformvorhaben zur Staatsmodernisierung erfassen deshalb auch das öffentliche Beschaffungswesen.
Ein Schwerpunkt dieser Modernisierungsbemühungen ist das Vergaberecht. In den vergangenen Jahrzehnten hat die Regelungsdichte hier kontinuierlich zugenommen, mit dem Ziel den Wettbewerb um öffentliche Aufträge zu stärken. Heute schlägt die Vergabepolitik in Deutschland und Europa eine neue Richtung ein: Das Vergaberecht soll verschlankt werden, um Verfahren zu beschleunigen und Bürokratie abzubauen. Doch die im Vergaberecht vermuteten Vereinfachungspotentiale werden oft überschätzt.
Das bereits am 1. Juli 2026 in Kraft getretene Vergabebeschleunigungsgesetz dreht an vielen kleinen Schräubchen im Maschinenraum des Vergaberechts. Ob dadurch Beschaffungsprozesse spürbar an Fahrt gewinnen, kann allerdings bezweifelt werden. Zwar regelt das Vergabeverfahren von der Auftragsbekanntmachung bis zum Zuschlag. Jedoch nimmt die Klärung der Frage „Was wird beschafft?“ im Vorfeld eines Vergabeverfahrens meist deutlich mehr Zeit in Anspruch als das Vergabeverfahren selbst. Gerade in der Vorbereitung der Vergabeverfahren liegen deshalb die größten Beschleunigungspotentiale.
Einen großen Wurf wagte das Land Nordrhein-Westfalen, das zum Anfang des Jahres das bisherige Vergaberecht für Kommunen vollständig abschaffte, welches bisher für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte der EU-Vergaberichtlinien galt. Dadurch dürfen die 396 nordrhein-westfälischen Städte und Gemeinden zwar selbst bestimmen nach welchen Regeln sie Unterschwellenaufträge vergeben, doch geht damit auch die Standardisierung der Vergabeverfahren verloren. Unternehmen müssen sich nun je nach Kommune auf unterschiedliche Vergaberegeln einstellen. Der dadurch entstehende Flickenteppich erhöht den Aufwand für die Teilnahme an Vergabeverfahren.
Wer die öffentliche Beschaffung wirklich modernisieren will, muss deshalb über das Vergaberecht hinausdenken. Mindestens ebenso wichtige Hebel sind die Professionalisierung, die Digitalisierung und die Zentralisierung des öffentlichen Beschaffungswesens. Die Arbeit im öffentlichen Einkauf ist dazu oft nur eine Durchgangsstation, viele Beschäftigte verbleiben dort nicht einmal wenige Jahre. So gehen Erfahrung und Fähigkeiten verloren, die in der Beschaffung dringend benötigt werden. Das liegt auch daran, dass attraktive Karrierewege im öffentlichen Beschaffungswesen fehlen. Zudem bleiben viele digitale Potenziale ungenutzt. Zwar ist die elektronische Vergabe flächendeckend eingeführt, doch Medienbrüche und manuelle Datenverarbeitung prägen den Beschaffungsalltag.
Beschaffungsdaten, wie beispielsweise zu Preisen oder Lieferqualität, werden selten strukturiert und aggregiert erfasst. Für ein strategisches Beschaffungsmanagement, das aus vergangenen Verfahren lernt, fehlen also Daten als Grundlage. Außerdem wird in Deutschland zu kleinteilig beschafft. Die öffentliche Beschaffung verteilt sich auf ca. 30.000 öffentliche Auftraggeber. Gerade für Standardprodukte – wie IT, Büroausstattung oder Dienstfahrzeuge – bietet es sich an, den Bedarf zahlreicher öffentlicher Auftraggeber in einem gemeinsamen Vergabeverfahren einzukaufen.
Wenn öffentliche Auftraggeber mehr kooperieren und bündeln, könnte nicht nur der Verfahrensaufwand reduziert werden, sondern der Einkauf würde auch von Mengenvorteilen profitieren. Die Bündelung kann vor allem über zentrale Beschaffungsstellen erfolgen, die für eine Vielzahl öffentlicher Auftraggeber einkaufen. Aufgrund ihrer Größe haben viele zentrale Beschaffungsstellen die Ressourcen, um in die personellen und organisatorischen Bedingungen der Beschaffung zu investieren. Sie können für ihre Mitarbeitenden Perspektiven schaffen, die eine Arbeit in der öffentlichen Beschaffung langfristig attraktiv machen, und Beschaffungsprozesse so digitalisieren, dass die Bestellung vieler Standardprodukte nicht schwieriger ist als Online-Shopping. Zentrale Beschaffungsstellen eignen sich deshalb in besonderer Weise als Impulsgeber für Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen.
Zwar existieren bereits heute zentralisierte Beschaffungsstrukturen in Deutschland, doch bleibt der Grad an Zentralisierung hinter dem zurück, was ein modernes Beschaffungswesen braucht. Die von Bund und Ländern am 4. Dezember 2025 beschlossene Föderale Modernisierungsagenda setzt deshalb zu Recht auf die Stärkung zentraler Beschaffungsstellen. Der Bund geht voran, gründet eine neue Einkauf GmbH zur Zentralisierung der IT-Beschaffung und plant einen „Marktplatz Deutschland“ als neue digitale Plattform für den öffentlichen Einkauf.
Jedoch ist in der Reformdiskussion erstaunlich wenig über die Zentralisierung bei den Ländern und Kommunen zu hören, obwohl gerade dort Beschaffungsprozesse deutlich effizienter organisiert werden könnten. Zu oft erfolgt der Einkauf auf diesen Verwaltungsebenen über kleine und kaum spezialisierte Stellen, die den Herausforderungen der öffentlichen Beschaffung kaum gewachsen sind.
Meine Vision für den Staat 2040 ist, dass alle Verwaltungsebenen in die Modernisierung der öffentlichen Beschaffung einbezogen werden. Dafür braucht es eine föderale Beschaffungsgovernance, die auf bereits gewachsenen Strukturen aufbaut und die Autonomie der Länder und Kommunen wahren sollte. Es ist deshalb keine neue verwaltungsübergreifende „Superbeschaffungsstelle“ notwendig, sondern ein Netzwerk zentraler Beschaffungsstellen, das gemeinsam die großen Herausforderungen des öffentlichen Beschaffungswesens angeht: Professionalisierung, Digitalisierung und Zentralisierung.
Das öffentliche Beschaffungswesen im Jahr 2040 kann deshalb nicht nur Vergaberechtsanwendung sein. Beschaffungsstellen sollten vielmehr so einkaufen, dass – sei es in der Schule, in der Behörde oder bei der Bahn – die besten Voraussetzungen für die Erfüllung des öffentlichen Gemeinwohlauftrags existieren. Dorthin führt kein Weg allein durch Gesetzesänderungen. Entscheidend sind Investitionen in Menschen und Organisation.
