Postkarten aus aller Welt: Niederlande
Wie Stellenprofile radikal vereinfacht werden können
Hermann Amecke, systemischer Organisationsberater, und Rafael Leite, Verwaltungswissenschaftler und Humboldt-Stipendiat
Es war eine absurde Situation: Für die rund 120.000 niederländischen Beamtinnen und Beamten existierten mehr als 30.000 unterschiedliche Stellenprofile. Diese Vielfalt war nicht Ausdruck besonderer Präzision oder Wertschätzung individueller Tätigkeiten. Sie war schlicht unbeherrschbar geworden. Die Komplexität verursachte nicht nur erheblichen administrativen Aufwand und Kosten. Sie erschwerte auch den Wechsel zwischen Ministerien, machte Karrierewege intransparent und verhinderte, dass Kompetenzen überhaupt systematisch erkannt und miteinander verglichen werden konnten. Unsere heutige Postkarte kommt aus den Niederlanden, einem Land, das sich entschieden hat, diese strukturelle Überkomplexität im öffentlichen Personalwesen grundlegend zu überwinden.
Im Jahr 2012 zog die niederländische Regierung die Konsequenzen und stellte mit dem sogenannten „Functiegebouw Rijk”, wörtlich dem „Funktionsgebäude des Staates”, das gesamte HR-System des Zentralstaates neu auf. Ziel dieser Reform war es, eine über Jahrzehnte gewachsene Vielzahl einzelner Stellenbeschreibungen durch eine klar strukturierte, nachvollziehbare Systematik zu ersetzen. Das Ergebnis dieser Neuausrichtung ist bemerkenswert: Aus ehemals 30.000 unterschiedlichen Stellenprofilen wurde ein überschaubares System aus acht Jobfamilien, 55 Funktionsgruppen und 41 zentral definierten Kompetenzen. Diese Struktur ist auf einer digitalen Plattform gebündelt, die allen Beschäftigten zugänglich ist. Mitarbeitende können dort nachvollziehen, welche Kompetenzen für bestimmte Rollen relevant sind, wie mögliche Entwicklungspfade aussehen und wie unterschiedliche Funktionen innerhalb des Systems zueinander stehen. Karrierewege werden damit nicht nur transparenter, sondern auch vergleichbarer.
Wichtig ist dabei, dass das niederländische System nicht als statisches Modell verstanden wird. Die Regierung evaluiert das Functiegebouw Rijk regelmäßig und entwickelt es fortlaufend weiter. Diese kontinuierliche Anpassung ist Ausdruck einer zentralen Erkenntnis moderner Verwaltungsreformen: Auch große institutionelle Umstellungen sind nie endgültig abgeschlossen, sondern müssen als lernende Systeme organisiert werden, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln.
Die bisherige Bilanz der Reform fällt insgesamt positiv aus, wenn auch nicht ohne Einschränkungen. Besonders deutlich sind die Fortschritte bei der administrativen Vereinfachung und der Transparenz des Systems. Die Zahl der unterschiedlichen Rollenprofile wurde drastisch reduziert, Zuständigkeiten sind klarer strukturiert und die zentrale Plattform schafft Orientierung für Mitarbeitende wie auch für Führungskräfte. Auch die Vergleichbarkeit zwischen den Ministerien hat sich verbessert. Es ist heute deutlich leichter zu verstehen, welche Funktion in einem Ministerium einer vergleichbaren Rolle in einem anderen Ministerium entspricht.
Gleichzeitig zeigt sich, dass strukturelle Reformen allein nicht alle Herausforderungen lösen können. Die ursprünglich erhoffte stärkere Mobilität zwischen den Ministerien hat sich bislang nur teilweise realisiert. Dieses Ergebnis verweist auf eine grundlegende Einsicht: Institutionelle Strukturen können Barrieren abbauen, sie verändern jedoch nicht automatisch kulturelle Hürden oder organisationale Eigenlogiken. Mobilität im öffentlichen Dienst hängt nicht nur von formalen Systemen ab, sondern auch von Vertrauen, Führungskultur und individuellen Karriereentscheidungen.
Ein besonders bemerkenswerter Aspekt der niederländischen Reform ist ihre Transparenz. Das neue HR-System wurde nicht nur intern eingeführt, sondern umfassend dokumentiert und öffentlich zugänglich gemacht. Videos, Hintergrunddokumente und Evaluationsberichte erklären detailliert, wie das Modell funktioniert und welche Überlegungen hinter seiner Struktur stehen. Diese Offenheit hat internationale Aufmerksamkeit erzeugt. Uruguay etwa hat zentrale Elemente des niederländischen Systems übernommen. Wenn Reformen international Wirkung entfalten sollen, müssen sie nachvollziehbar dokumentiert sein. Die Niederlande haben gezeigt, wie eine solche Transparenz aussehen kann.
Dabei ist das niederländische Beispiel Teil eines breiteren internationalen Trends. In vielen Ländern wird das Personalmanagement des öffentlichen Dienstes derzeit neu strukturiert, um die Balance zwischen notwendiger Spezialisierung und beherrschbarer Komplexität zu verbessern. Frankreich hat 2023 seinen umfassenden Katalog öffentlicher Rollen aktualisiert, um Kompetenzen klarer zu definieren und behördenübergreifende Mobilität zu erleichtern. Australien organisiert seinen öffentlichen Dienst entlang eines Job Family Frameworks, während Großbritannien seinen Civil Service nach 32 Professions und 14 Functions strukturiert. Trotz unterschiedlicher institutioneller Kontexte verfolgen diese Reformen ein ähnliches Ziel. Sie suchen die Balance zwischen notwendiger Differenzierung und beherrschbarer Komplexität. Sie wollen Spezialisierung ermöglichen, ohne organisatorische Silos zu verfestigen.
Für Deutschland ist das niederländische Beispiel aus mehreren Gründen relevant. Zunächst zeigt es, dass auch in großen, historisch gewachsenen Verwaltungssystemen radikale Vereinfachungen möglich sind. Eine Reduktion von 30.000 Stellenprofilen auf eine überschaubare Zahl klar definierter Funktionsgruppen erscheint auf den ersten Blick kaum vorstellbar. Die Niederlande haben jedoch demonstriert, dass eine solche Transformation realisierbar ist, wenn sie politisch gewollt und systematisch umgesetzt wird. Auch in Deutschland bestehen zwischen Bund, Ländern und Kommunen erhebliche Unterschiede im Personalmanagement, die historisch gewachsen sind und häufig nur noch begrenzt sachlich begründet werden können. Eine systematische Reduktion dieser Vielfalt könnte dazu beitragen, Synergien besser zu nutzen und die Vergleichbarkeit von Kompetenzen zu erhöhen. Die politische Grundlagen hierfür sind bereits in den Modernisierungsagenden gelegt.
Darüber hinaus macht das niederländische Modell deutlich, welchen Wert Transparenz für Reformprozesse haben kann. Eine zentrale Plattform, auf der Kompetenzen, Rollenprofile und Karrierewege nachvollziehbar dargestellt werden, schafft nicht nur Orientierung für Beschäftigte, sondern stärkt auch die Legitimität der Reform selbst. Schließlich unterstreicht das Beispiel die Bedeutung kontinuierlicher Evaluation. Nicht jede Veränderung entfaltet sofort die gewünschte Wirkung. Entscheidend ist daher, Reformen nicht als einmalige Projekte zu verstehen, sondern als Prozesse, die regelmäßig überprüft und weiterentwickelt werden müssen.
Vor diesem Hintergrund stellt sich auch für Deutschland eine zentrale Frage: Wie könnten wir von den Erfahrungen der Niederlande lernen und vergleichbare Prinzipien in unseren Verwaltungen nutzbar machen? Welche Formen der Vereinfachung wären möglich, ohne notwendige Spezialisierungen zu verlieren, und welche institutionellen Voraussetzungen müssten dafür geschaffen werden?
