Wer kennt es nicht? Beim Start in eine neue Position ist am Anfang noch vieles unklar. Da ist es von Vorteil, wenn alle notwendigen Informationen an einem Ort zur Verfügung stehen. Im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) ist das heute mit dem Onboarding-Portal sowie dem Führungskräfte-Portal der Fall. Doch das war nicht immer so. Als Beschäftigte im Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) – heute BMWE – standen wir 2022 vor der Herausforderung, das Onboarding neuer Mitarbeitender besser sowie nutzendenzentrierter zu gestalten und ein digitales Onboarding-Portal aufzusetzen. Über unsere Nachwuchskreise wussten wir bereits: Es gibt den Wunsch, im Onboarding moderner, agiler und digitaler zu werden. Die Frage war nun, wie genau das gelingen könnte, und wer uns in diesem digitalen Wandel unterstützen könnte. Vor diesem Hintergrund kam die Ausschreibung für den Work4Germany-Jahrgang 2022 wie gerufen. Mit unserer Fellow Lisa Schiemann bekamen wir jemanden an die Hand, die durch ihr externes Know-how viele wichtige Impulse setzen konnte, maßgeblich die Verbesserung unseres Onboardings vorangetrieben und als ein Ergebnis das Onboarding-Portal entwickelt hat. An diese Expertise und Motivation konnten wir 2023 mit unserer Fellow Nadiya Raufi nahtlos anknüpfen und gingen gemeinsam die Entwicklung eines digitalen Führungskräfte-Portals an. Lisa und Nadiya brachten bereits im Vorfeld umfangreiche Erfahrung aus der freien Wirtschaft mit, insbesondere aus der Personal- und Organisationsentwicklung. Heute können wir sagen: Beides sind erfolgreiche Projekte, die nicht nur Portale geschaffen haben, die nach wie vor genutzt werden, sondern auch zu einem Mentalitätswandel über das Haus hinweg geführt haben. Aber erstmal von vorn. Bei unserem ersten Projekt, dem Onboarding-Portal, gab es vor dem Start des Fellowships für neue Mitarbeitende eine riesige Wissensdatenbank, das Intranet. Dieses konnte mit seiner Fülle an Informationen allerdings auch schnell überfordernd wirken. Was wir zu dem Zeitpunkt bereits hatten, war eine Projektgruppe, in der verschiedene Stakeholder:innen für das Onboarding versammelt waren. Auf dieser Basis setzte Lisa an und ging mit uns erst mal einen Schritt zurück. Zusammen sind wir in den Problemraum eingestiegen und haben geklärt: Wo bestehen eigentlich konkrete Bedarfe? Wie läuft der Onboarding-Prozess und was brauchen neue Mitarbeitende wann? Das Portal haben wir dann in ganz vielen kleinen Sprints, mit vielen Prototypen und sehr eng an den Bedürfnissen der Nutzenden entwickelt. Dafür haben wir etwa Interviews mit Projekt-Stakeholder:innen und Nutzenden geführt sowie einen Onboarding-Blueprint gebaut. Wir sind problemorientiert vorgegangen und hatten zum Schluss ein Portal, das einen echten Unterschied gemacht hat und zum Kassenschlager wurde: Rund 20 Behörden und Ministerien haben sich das Portal angeschaut und die Idee adaptiert. Teilweise haben diese das Portal sogar nachgenutzt. Außerdem ist es Vorbild für andere Portale, zum Beispiel das Haushaltsportal des BMWE. Der Erfolg des Onboarding-Portals war ein Anstoß für unser nächstes gemeinsames Projekt, das digitale Führungskräfte-Portal. Das Ziel: neuen Führungskräften im Haus einen Ort mit allen relevanten Informationen zu bieten, eine Art „Wissens-Wiki“. Daran haben wir gemeinsam mit unserer Fellow Nadiya gearbeitet und konnten vieles aus dem vorherigen Projekt nachnutzen. Rein technisch mussten wir beispielsweise keinen neuen Share-Point aufsetzen. Dieser existierte bereits. Zudem gab es viele Prozesse, Methoden und Denkweisen, die wir im ersten Fellowship kennengelernt hatten und nun verstetigen konnten: - Kollaboration: Statt der stillen Arbeit im Kämmerlein müssen Menschen mit vielen verschiedenen Perspektiven zusammenkommen, in den Austausch gehen und gemeinsam eine Lösung entwickeln.
- Silos überwinden: Übergreifende, diverse Projektteams sind mit ihrer Schwarmintelligenz erfolgreicher und schaffen für alle Beteiligten einen Mehrwert.
- Orientierung an den Nutzenden: Immer wieder bei den Nutzenden nachfragen und laufende Projekte entsprechend optimieren.
- Mit dem Problemraum beginnen: Das kann sich am Anfang zwar nach viel zusätzlicher Zeit anfühlen, führt aber nachhaltig zu besseren Ergebnissen, die sich an den Bedürfnissen der Nutzenden orientieren.
- In Sprints arbeiten: Projekte lieber in viele kleine Schritte aufteilen, anstatt auf einmal zu versuchen, alles zu lösen.
- Auf eine Fehler- und Lernkultur setzen: Dinge ausprobieren und dabei zu merken: Es muss nicht von Anfang an perfekt sein, um zu funktionieren.
- Last but not least: Führungskräfte an der Seite zu haben, die diese Prozesse mit Vertrauen, Geduld und Begeisterung unterstützen.
Natürlich gab es in den Projekten auch Herausforderungen. Beispielsweise fand die Entwicklung des Onboarding-Portals teilweise während der Sommerferien statt – damit waren viele Leute schlicht nicht verfügbar. Zeit war aber noch aus einem anderen Grund ein entscheidender Faktor. Da wir als Projektpartner:innen nicht von unseren Aufgaben freigestellt wurden, lief das Projekt als Zusatz mit. Ebenso herausfordernd war die wechselnde Art der Finanzierung. Während das Onboarding-Portal vorfinanziert war, musste das zweite Budget selbst gestemmt werden. Rückblickend lässt sich aber festhalten: Es hat sich gelohnt und wahnsinnig viel Spaß gemacht. Der Austausch im und über das Projekt hinaus, neue Perspektiven zu verstehen und effektiv einzubinden – das ist für einen selbst und andere sehr motivationsfördernd. Heute ist das Onboarding-Portal im Haus weit bekannt und erreicht zu Beginn des Onboardings eine Nutzungsrate von bis zu 40 Prozent. Außerdem hat sich nachhaltig etwas geändert. Nicht nur in den Tools, die wir nutzen, sondern auch in unserer Arbeitsweise. Retros und Whiteboards, anfangs noch skeptisch beäugt, gehören jetzt zum festen Repertoire. Aber auch im Problemraum zu bleiben, neue Perspektiven aktiv einzubinden, also die Nutzendenzentrierung nach vorn zu stellen, war eine nachhaltige und augenöffnende Erfahrung. Die Projekte waren aber auch die Initialzündung für weitere Entwicklungen bei uns im Haus, insbesondere für den Aufbau eines Netzwerkes von Agilen Coaches. Wenn wir jetzt nach vorn blicken, sehen wir mit dem neuen Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) viele Schnittmengen zu dem, was wir im Fellowship mit Work4Germany erlebt haben. Gerade in Bezug auf den Kulturwandel in der Verwaltung, durch das Aufbrechen alter Strukturen und die Etablierung neuer Arbeitsweisen. Wir sind gespannt und neugierig, wie diese Reise jetzt weitergehen wird. Auf alle Fälle hat jetzt jemand den Hut auf und kann Veränderungen zentral vorantreiben. Dabei wollen wir uns gern einbringen. | 
